نرم افزار مالی سیستمی کاربردی برای کنترل و مدیریت بر ورود و خروج هزینه‌ها و اموال یک شرکت تجاری و یا شخص است.
برای استفاده از نرم افزار مالی بسته به نوع کار و تجارت شما از ماژول‌های مختلف با ویژگی‌های متفاوت استفاده می‌شود ولی در حالت کلی نرم افزار مالی وظیفه نگهداری و ثبت اطلاعات و مدیریت عملیات مختلف حسابداری را بر عهده دارد به طوری که برای هر واکنش مالی در هر زمان قادر به ارائه گزارشی کامل و جامع از اطلاعات آن است.
در نرم افزار مالی حسابگر می‌توان با باز شدن برنامه فرم سازماندهی اقدامات را ملاحظه کرد این فرم برای هشدار به خاطر وضعیت چک‌ها و اقدامات کاربر تعبیه شده است که در این فرم گزینه‌هایی مانند برای انجام، چک، وضعیت حساب‌ها، سر رسید وجود دارد که با انتخاب هر کدام از این موارد لیستی در جلوی انتخاب باز می‌شود.
با انتخاب برای انجام لیست
اقدامات جاری، اقدامات سر رسید شده، اقدامات انجام شده، کلیه اقدامات، اقدامات سر
رسید شده انجام نشده قابل مشاهده است که با انتخاب هر کدام از موارد گفته شده لیست
کارها در جلوی آن نمایش داده می‌شود.
با انتخاب چک شما قادر به مشاهده لیست دریافتی پرداخت نشده، دریافتی در حال وصول،
پرداختی پرداخت نشده، پرداختی در حال وصول هستید که با انتخاب هر کدام تمامی چک‌ها
با وضعیت انتخاب شده که در نرم افزار مالی ثبت شده اند قابل
مشاهده هستند.
در بخش وضعیت حساب‌ها قادر به مشاهده فروش بیش از محدودیت تعریف شده و همچنین خرید
بیش از محدودیت تعریف شده هستید.
در بخش سر رسید اطلاعات مربوط به فروش گذشته از موعد، فروش سر موعد، خرید گذشته از
موعد، خرید سر موعد، فروش برای کنترل و خرید برای کنترل قابل مشاهده هستند.
با استفاده از پارامترهای تعبیه شده در بخش شرایط محیطی می‌توانید تعیین کنید که هنگام باز شدن برنامه کدام بخش از چهار بخش گفته شده در بالا، به عنوان پیش‌فرض نمایش داده شود.
با دفتر تلفن در نرم افزار مالی امکان ثبت اطلاعات کامل مخاطبانتان ممکن است. در
این فرم در بخش اطلاعات کلی اطلاعاتی مانند نام و نام خانوادگی، تلفن، موبایل، نوع
تلفن، فکس، تلکس، شماره حساب، آدرس، وب‌سایت، شهر، استان، تاریخ تولد، کد، کد پستی
و... وجود دارد. همچنین در بخش خلاصه
فعالیت‌ها قادر به مشاهده یادداشت، پست الکترونیکی، تماس تلفنی و همه هستید.
در بخش حساب‌ها شما قادر به ثبت بخشی از این اطلاعات هستید ولی در بخش حساب امکان جست‌وجو
اطلاعات وجود ندارد ولی در دفتر تلفن نرم افزار مالی امکان جست‌وجو
برای کلیه فیلدها و یا قسمتی از هر کدام از فیلدها امکان پذیر است.
نرم افزار حسابداری نوعی نرم افزار کاربردی است که تراکنش‌های مالی و حسابداری را با استفاده از ماژول‌های کاربردی ذخیره و مدیریت می‌کند.
نرم افزار حسابداری به عنوان یک همیار برای کمک‌رسانی به حسابدار برای ذخیره و گزارش اطلاعات حسابداری عمل می‌کند.
نرم افزار حسابداری شایگان‌سیستم نرم افزاری جامع و یکپارچه است که شرایطی فراهم می‌آورد که حسابدار شرکت‌های بزرگ و کوچک کلیه عملیات حسابداری و مالی خود را در کمترین زمان با بیشترین دقت انجام دهد.
نرم افزار حسابداری حسابگر Cyber Account شایگان‌سیستم مناسب برای کلیه کسب و کارها طراحی شده است.
امکان صدور فاکتور خرید و
فروش، پیش فاکتور فروش، سفارش خرید و فروش، فاکتور سریع در نرم افزار حسابداری شایگان سیستم وجود دارد.
فاکتور خرید و فروش یک سند تجاری است که فروشنده یا خریدار آن را صادر می‌کند که
اطلاعاتی مانند شماره فاکتور، نام مشتری، کد مشتری، اطلاعات مربوط به کالاهای
خریداری یا فروخته شده در این فاکتورها قرار دارد، همچنین نرم افزاری حسابداری شایگان سیستم امکان کپی از
فاکتور جاری به فاکتور دیگر و یا کپی از فاکتور دیگر به فاکتور جاری را فراهم
آورده است.
پیش فاکتور فروش برگه اطلاعی است که توسط فروشنده برای خریدار ارسال می‌شود که در آن اطلاعات خرید مشتری قرار دارد که در سیستم نرم افزار حسابداری سندی حسابداری برای آن صادر نمی‌شود و همچنین بر موجودی کالاها اثر گذار نیست.
سفارش خرید و فروش سندی است که توسط خریدار یا فروشنده برای خرید یا فروش کالایی که هنوز خریداری یا فروخته نشده و در آینده امکان خرید یا فروش آن وجود دارد صادر می‌شود. در نرم افزار حسابداری صدور سفارش فروش و خرید فقط بر موجودی قابل فروش محصول اثر گذار است.
فاکتور سریع مختص فروشگاه‌های زنجیره‌ای و صندوق‌های فروشگاهی پر فروش است که در روز مشتریان زیادی دارند و فقط نیازمند فاکتوری ساده و سریع هستند. در بخش فاکتور سریع شما قادر به صدور فاکتور فروش سریع و فاکتور مرجوعی سریع هستید. همچنین در این بخش برای تبدیل فاکتور سریع به فاکتور فروش سه روش یک به یک، همه فاکتورها به یک فاکتور و گروه‌بندی وجود دارد که با انتخاب گروه‌بندی منوی دیگری برای شما فعال می‌شود که گروه‌بندی بر اساس تاریخ، حساب و کاربر را ممکن می‌سازد. با انتخاب یک به یک نرم افزار حسابداری هر فاکتور سریع را به یک فاکتور فروش تبدیل می‌کند. امکان تبدیل همه فاکتورهای سریع به یک فاکتور فروش با انتخاب همه فاکتورها به یک فاکتور امکان پذیر است.
در نرم افزار حسابداری حسابگر تمامی فیلدها و روش کار فاکتورهای پیش فاکتور، سفارش خرید و فروش و فاکتور سریع همانند دیگر فاکتور خرید و فروش است.
فعالیت‌های پروژه‌ای و پیمانی: بخشی از امور در شرکت من به‌صورت پیمانی و با قرارداد برای اجرای یک پروژه است. چگونه می‌توانم از نرم افزار مالی برای این امور استفاده کنم؟
بهترین روش برای کار شما استفاده از مراکز هزینه (job costing) برای کنترل وضعیت پروژه‌ها و قراردادهای شرکتتان است.
با استفاده از امکانات موجود در مراکز هزینه می‌توانید هر ردیف سند (چک، پرداخت نقد، دریافت‌ها، هزینه‌ها و...) و همچنین هر فاکتور یا ردیف فاکتور (خرید برای پروژه) را به مرکز هزینه همان پروژه مرتبط کنید. به‌این‌ترتیب در هرلحظه می‌توانید وضعیت پروژه‌ها (مراکز هزینه) را ردیابی کنید به طور مثال می‌توانید هزینه‌های صرف شده و یا سود و زیان در پروژه را در هرلحظه برآورد کنید.
همچنین می‌توانید دسترسی به پروژه‌ها را مشخص کنید و چنانچه کاربران متفاوتی دارید مشخص باشد هرکدام با چه پروژه و قراردادی می‌توانند کار کنند و یا استفاده از مرکز هزینه و تعیین مخارج برای هر مرکز را الزامی نمایید.
برای پروژه‌ها و کارهای در دست اقدام که بخشی از آن به سال آینده منتقل می‌شود، می‌توانید هنگام ایجاد سال مالی جدید شرایط را طوری تنظیم کنید که مانده حساب‌های مربوط به قراردادها و پروژه‌های شرکتشان به تفکیک، به سال مالی بعدی منتقل شود.
سفارش‌های مشتریان: روند کار در شرکت من به این ترتیب است که اول مشتریانم قیمت می‌خواهند و بعد بعضی موارد را تایید می‌کنند که منجر به سفارش مشتری می‌شود و درنهایت سفارش برایشان ارسال و تبدیل به فاکتور می‌شود. ثبت این مراحل و مسائل مربوط به تسویه فاکتور برایم مهم است.
راهکار مناسب استفاده از مراحل پیش‌فاکتور، سفارش و فاکتور فروش است. شما می‌توانید ابتدا برای مشتری خود پیش‌فاکتور صادر کنید و چنانچه مورد تائید بود به طور اتوماتیک آن را به سفارش مشتری تبدیل کنید. بعد از توافق با مشتری کالاهایی که فروش آن قطعی شده را تبدیل به فاکتور فروش کنید. در تمامی این مراحل می‌توانید هزینه‌هایی مانند ارزش‌افزوده را نیز در فرم درج نمایید. این امکان در هر یک از نسخه‌های نرم افزار مالی مانند سایبراکانت بازرگانی، صنعتی، چندزبانه، ویژه پخش و تحت web وجود دارد. همچنین در این رویه می‌توانید از امکانات مختلف برنامه استفاده کنید. به طور مثال چه تعدادی از سفارشات هنوز فاکتور نشده (سفارشات باز) و چند قلم از کالاها فروش قطعی شده، مشتریان شما چه تعدادی سفارش داده‌اند و چقدر کسری انبار دارید و بسیاری گزارشات و پارامترهای متنوع دیگر.
خرید فله‌ای و صنایع بسته‌بندی: نوع فعالیت من به نحوی است که خرید کلی کالا می‌کنم. آن‌ها را دربسته‌های کوچک بسته‌بندی کرده و به فروش می‌رسانیم. گاهی اوقات خرید فله‌ای کالا انجام می‌شود سپس در انبار کالا را به درجه یک و دو ...دسته‌بندی و سپس در بسته‌های جدا با قیمت‌های مختلف آماده فروش می‌کنیم.
اگر خرید کلی دارید و سپس بدون درجه‌بندی فقط کالا را بسته‌بندی می‌کنید، می‌توانید از بخش صنعتی نرم افزار مالی استفاده کنید. به‌این‌ترتیب که کالاهایی که هنگام بسته‌بندی مصرف می‌شوند مانند لفاف یا کیسه، برچسب، کارتن و... همراه با مقدار کالا دربسته را قبلاً به‌عنوان محصول تعریف کنید. بعد از تولید با توجه به مقدار بسته‌های تولیدشده رسید تولید بزنید تا مراحل تولید اتوماتیک انجام شود و قیمت تمام‌شده کالای تولیدی در قسمت مواد مصرفی با توجه به فرمول ساخت، مشخص شود
اگر خرید کلی دارید و سپس کالا را تفکیک می‌کنید و از یک کالای خریداری‌شده انواع مختلف کالا برای فروش آماده می‌کنید بهتر است از قسمت تجزیه کالا در برنامه استفاده کنید. فرض کنیم شما خرید کلی، یک کالا مثلاً انجیر، پسته، چای و... را دارید و از آن کالاهایی با درجات مختلف به طور مثال انجیر درجه یک، درجه دو و صنعتی خارج می‌کنید. کافی است در برنامه این تنوع و درصدها را برای هر بار وارد کرده سپس مراحل تولید را طی کنید. می‌توانید با توجه به پیش‌بینی قیمت در بازار از به‌صرفه بودن خرید خود آگاه شوید. با تعیین هزینه‌های سربار و تسهیم هزینه‌ها بر روی کالاهای تولیدشده می‌توانید به قیمت تمام‌شده واقعی محصولات برسید. گزارشات مفید بسیاری در نرم افزار مالی برای قسمت صنعتی ازجمله قیمت تمام‌شده آماده شده است.
از ویژگی‌های منحصربه‌فرد نرم افزار حسابداری می‌توان به تعریف تعداد نامحدود شرکت در آن اشاره نمود.
چند شرکت یا شعب و حساب شخصی: من چند شرکت دارم و می‌خواهم اطلاعات این شرکت‌ها را جداگانه نگهداری کنم و ممکن است گاهی اوقات بخواهم اطلاعات چند شرکت را ادغام نمایم تا یکسری گزارش از وضعیت شرکت‌هایم داشته باشم. به‌طور مثال سود و زیان، نقدینگی، مشتریان بدهکار و میزان فروش را در همه شعباتم به‌طورکلی ببینم.
امکانات مورد نیاز شما در نسخه 9 با ایجاد چندین شرکت به‌صورت کاملاً مستقل وجود دارد. اگر بخواهید برخی اوقات اطلاعات این شرکت‌ها را ادغام نمایند، کافی است کدینگ‌های شرکت‌های شما یکسان باشند و می‌توانید اطلاعات شخصی و حساب‌های دیگر خود را نیز در یک شرکت جدید وارد کنید و رمز عبور هر یک از شرکت‌ها را به ترتیبی انتخاب کنید که هر کاربر در شرکتی که شما معین کرده‌اید وارد شود. چنانچه هریک از این شرکت‌ها و یا شعب در نقاط گوناگون مستقر هستند می‌توانند به‌صورت مستقل و یا از طریق یک سرور مرکزی فعالیت کنند و به تصمیم شما هریک اطلاعات کاملاً جداگانه و یا متمرکز داشته باشند.
فعالیت با شرکا و یا پرسنل خارجی وارزهای گوناگون: در کسب‌وکارم با افراد و شرکت‌های غیر ایرانی هم کار می‌کنم دریکی از شرکت‌هایم شریک خارجی دارم. بنابرنیازم ممکن است گزارشاتی به زبانی انگلیسی یا فارسی ... بگیرم و یا با ارزهای مختلف کارکنم.
بهترین گزینه برای این‌گونه شرکت‌ها نسخه 9 چندزبانه است.
در نرم افزار حسابداری شایگان سیستم تمامی فعالیت‌های شرکت شما مانند امورمالی، سند یا چک‌ها، امور فاکتورها و سفارشات، نمایندگان و... پوشش داده می‌شود. بهتراست از ابتدا با توجه به اینکه بیشترین مبادلاتتان با چه ارزی است (ریال، دلار، درهم ...) ارز اصلی برنامه خود را مشخص کنید. معمولاً در کارتان فاکتورهایی با ارزهای مختلف صادر می‌کنید؟ مثلاً یک پارتی کالا از آلمان می‌خرید و از دبی به تهران منتقل می‌کنید. بنابراین خرید شما احتمالاً به یورو و هزینه‌های فاکتور به یورو و درهم و ریال است. این امکان در برنامه وجود دارد تا هزینه‌های مختلف را با ارزهای گوناگون ثبت کنید.
اگر پرسنل یا شرکایی دارید که با نرم افزار مالی کار می‌کنند و می‌خواهند به زبان غیر از انگلیسی و فارسی کار کنند کافی است که ترجمه موجود به همان زبان را در اختیارش بگذارید تا امکان استفاده از برنامه به همان زبان برایش فراهم شود. بنابراین مثلاً در یک برنامه حسابگر نسخه 9 چندزبانه شبکه یک کاربر می‌تواند برنامه را فارسی ببیند و دیگری انگلیسی و دیگری زبان سوم عربی ببیند.
صدور فاکتور فروش زیاد و چند صندوقدار در نرم افزار حسابداری
در کسب‌وکار من سرعت فروش بسیار مهم است به‌ویژه بعضی از ساعات روز فروشندگان و صندوق‌های فروش با ترافیک زیادی مواجه هستند. نرم‌افزاری می‌خواهم که با شرایط کاری در مجموعه ما سازگار باشد.
استفاده از Cyber Account با تنظیمات نقاط پرفروش مناسب کسب‌وکار شماست. می‌توانید نرم افزار حسابداری را به ترتیبی تنظیم کنید که بسیاری از مراحل اتوماتیک باشد مثلاً یک مشتری پیش‌فرض مانند «خریدار حضوری» داشته باشید تا نام حساب (خریدار) نیازی به انتخاب نداشته باشد. می‌توانید تنظیم کنید که هنگام خروج، فاکتور به تعداد تعیین‌شده چاپ شود و فاکتور جدید آماده صدور باشد.
همچنین امکان استفاده از فاکتور فروش سریع برای نقاط پرفروش بسیار مفید است. در این نوع فاکتور بدون اینکه مراحل خروج کالا از انبار و اسناد سود و زیان درهمان لحظه عمل کند، فقط فاکتور به‌سرعت صادر می‌شود. در زمان مناسب مثلاً تعویض شیفت و... می‌توانید عملیات داخلی سیستم را اجرا کنید.
سایر مزایا مانند استفاده از بارکد خوان، استفاده از کلیدهای سریع، تسویه اتوماتیک، استفاده از مانیتورتاچ، عکس کالا، کارت‌خوان و... نیز در برنامه موجود است.
گزارشات کاملی از تسویه صندوقدار، حجم فروش صندوقدار ...نیز موجود است.
یکی از امتیازات نرم افزار حسابداری شایگان سیستم، کاربردهای متنوع و متفاوت آن برای گروه‌های کاری مختلف و تیپ‌های مختلف کاری می‌باشد. در این مقاله به تعدادی از کاربردهای عمده نرم افزار حسابداری شایگان سیستم اشاره خواهد شد:
تراکنش و حجم بالای چک‌های دریافتنی از خریدار:
در کسب‌وکار من چک‌های دریافتنی از خریداران بسیار زیاد و با تاریخ سررسیدهای مختلف است. امکانات برنامه چگونه به بخش مالی و مأموران وصول شرکت من کمک می‌کند تا سرعت و دقت کار زیاد شود؟
بخشی که با عنوان دفتر چک در برنامه وجود دارد از چند جنبه کمک زیادی به‌سرعت کار می‌نماید. شما می‌توانید ورود اطلاعات چک‌ها را با پارامترهای مربوطه تنظیم کنید به‌نحوی‌که بسیاری از اطلاعات تکراری در ردیف‌های جدید چک به‌صورت اتوماتیک درج شود. همچنین اگر نرم افزار ویژه پخش را داشته باشید، بسیاری از مراحل ورود اطلاعات با سرعت بیشتری انجام می‌شود. حتی می‌توانید به‌صورت موقت اطلاعات چک‌های درراه که مشتریان برایتان ارسال کرده‌اند را نگهداری و پس از دریافت آن‌ها را قطعی کنید.
برای در جریان وصول کردن تعداد زیادی چک نیز می‌توانید از طریق تهیه فایل بانک خودتان در نرم افزار حسابداری اقدام نمایید. همچنین می‌توانید به‌صورت دسته‌ای چک‌های دریافتی را پاس کنید. در سازماندهی اقدامات می‌توانید هشدار چک‌هایی که سررسید آن‌ها نزدیک است را فعال کنید و هنگام ورود به برنامه لیست چک‌هایی که تاریخ سررسید آن‌ها نزدیک است (دریافتی یا پرداختی) را مشاهده کنید. همچنین امکان ارسال پیام کوتاه نزدیک سررسید چک‌ها به طرف حساب‌ها وجود دارد.
تحویل کالا به مشتری
در کسب‌وکار من سفارشات مشتری متنوع است و نحوه ارسال و تحویل به مشتری برایم خیلی مهم است.
برای مدیریت ارسال و تحویل بار به خریداران بهترین روش، استفاده از شرایط ارسال و پیام کوتاه است.
بهتر است رانندگان و تحویل‌دهندگان را همراه با مشخصات آن‌ها در برنامه وارد کنید. بعد از آماده شدن فاکتورهای مشتریان برای بارگیری، در قسمت ارسال مشخص نمایید که چه کسی چه کالاهایی را برای کدام مشتری می‌برد. اگر چند فاکتور را به یک راننده تحویل می‌دهید، می‌توانید یک نسخه خلاصه از آن‌ها را برای راننده چاپ بگیرید و حتی نسخه مخصوص مشتری و فروشنده را برای تحویل به مشتری و بایگانی شرکت چاپ کنید.
برای اطلاع‌رسانی به خریدارانتان از پنل تعیین‌شده sms استفاده کنید و هنگام ارسال به مشتری پیامک بفرستید. از پیامک می‌توانید در بخش صدور فاکتور، چک و مانده‌حساب مشتری نیز استفاده کنید.
ارتباط بین چند برنامه شایگان سیستم
برای نگهداری کلیه اطلاعات مالی شرکتم می‌خواهم نرم افزار حسابداری تهیه کنم که درج اطلاعات مالی آن اتوماتیک باشد و از دوباره‌کاری پرهیز شود.
اگر در نظر دارید علاوه بر نرم افزار مالی و انبار برای امور پرسنل، نگهداری اطلاعات و محاسبات حقوق آن‌ها، نرم افزار تهیه کنید و همچنین نیاز به نرم افزاری برای محاسبات استهلاک اموال و دارایی ثابت و به دست آوردن ارزش دفتری اموال خود دارید، بهترین گزینه تهیه بسته‌های نرم افزاری موجود شرکت شایگان سیستم به نام‌های Payroll و Asset و Cyber Account است. نرم افزار حقوق دستمزد (Payroll) نه‌تنها کلیه محاسبات حقوق، وام و پس‌انداز را ... انجام می‌دهد و فیش حقوقی صادر می‌کند، بلکه از طرفی به دستگاه‌های کارت ساعت زنی وصل می‌شود و از طرفی امکان ارسال و صدور سند اتوماتیک در Cyber Account نسخه 8 به بالا را دارد با این برنامه کلیه فایل‌های حقوق، بیمه تأمین اجتماعی، مالیات بر حقوق صادر می‌شود و می‌توانید با ارائه فایل به بانک مورد نظرتان پرداخت حقوق را اتوماتیک کنید. برنامه Asset نیز با امکان صدور سند حسابداری در نرم افزار حسابداری امور مالی را تسهیل می‌کند و می‌توانید مستقیماً هزینه و یا ذخیره استهلاک را در حسابگر درج کنید.
تغییر در گزارشات و فرم‌های موجود در برنامه و اکسل
گاهی اوقات استفاده از گزارشات موجود در برنامه‌ها برای من به‌صورت مستقیم کاربرد ندارد و می‌خواهم بعضی گزارشات را به نحوی تغییر دهم؟
این امکان در نرم افزار حسابداری موجود است. شما می‌توانید از روی هر گزارشی که به گزارش مورد نظر شما نزدیک است و مواردی اضافه دارد و یا روش چیدمان آن را نمی‌پسندید، یک گزارش جدید ایجاد و به دلخواه طراحی کنید.
همچنین امکان ارسال گزارشات به اکسل نیز موجود است در این صورت می‌توانید ستون‌های انتخابی را ذخیره و ستون‌های اطلاعات اضافی را که نمی‌خواهید حذف کنید و فرمول‌های مورد نظر را در فایل اکسل پیاده کنید.