دفتر تلفن

در نرم افزار حسابداری حسابگر شرکت شایگان سیستم در هنگام ایجاد حساب بعد از وارد کردن اطلاعات جزئی حساب مانند تماس، موبایل، آدرس و... بعد از انتخاب دکمه ذخیره از شما پرسیده می‌شود که «آیا می‌خواهید به دفتر تلفن اضافه شود؟» در صورت انتخاب بله اطلاعات وارد شده برای حساب به عنوان یک مخاطب در دفتر تلفن نیز ذخیره می‌شود و شماره حساب در محل کد در دفتر تلفن قرار می‌گیرد. در پایین‌ترین قسمت اطلاعات جزئی نرم افزار حسابداری مربوط به معرفی حسابها دکمه‌ای با نام دفتر تلفن وجود دارد و با انتخاب آن در صورت وجود مخاطب برای حساب در دفتر تلفن،  اطلاعات مخاطب حساب نمایش داده می‌شود. بعد از ثبت در دفتر تلفن با هر تغییری در اطلاعات جزئی (اطلاعات مشترک با دفتر تلفن) حساب‌ها، اطلاعات موجود در دفتر تلفن هم تغییر خواهد کرد.

با استفاده از امکان دفتر تلفن نرم افزار حسابداری حسابگر می‌توانید اطلاعات مخاطبانتان را مشاهده نمایید. همچنین در دفتر تلفن امکان جست و جو وجود دارد.

دفتر تلفن از مسیر اطلاعات پایه > دفترچه راهنمای تلفن یا با استفاده از کلید ترکیبی Ctrl + N قابل دستیابی است.

توجه داشته باشید که در دفتر تلفن امکان ایجاد مخاطب جدید بدون حساب نیز ممکن است. برای ایجاد یک مخاطب جدید روی دکمه جدید کلیک کنید و در تب اطلاعات کلی اطلاعاتی مانند نام خانوادگی، نام، مجموعه اصلی، عنوان، نوع تلفن، تلفن، موبایل، فکس، کد، تلکس، وب‌سایت، آدرس، ایمیل، شماره حساب، تاریخ تولد، توضیحات و... را وارد نمایید و در نهایت روی دکمه ذخیره کلیک کنید. در این بخش فیلد نوع برای دسته‌بندی اشخاص و یا توضیح مختصری درباره آن‌ها قابل استفاده است.

امکان ویژه دفتر تلفن در نرم افزار حسابداری حسابگر نسخه 10:

امکان ویژه اضافه شده به دفتر تلفن در نرم افزار حسابداری نسخه 10 امکان تعریف مخاطب به صورت چند سطحی است. ثبت اطلاعات مخاطب‌ها به صورت چند سطحی برای تعریف مخاطب‌هایی که زیر مجموعه یک واحد می‌باشند، قابل استفاده است. ابتدا اطلاعات مربوط به مجموعه اصلی برای مثال یک شرکت را وارد کنید و دکمه ذخیره را انتخاب نمایید. سپس اطلاعات مربوط به زیر مجموعه‌های مجموعه اصلی به عنوان مثال کارکنان شرکت را وارد نمایید و در بخش مجموعه اصلی، برای هر کدام از زیرمجموعه‌ها، مخاطب مجموعه اصلی خود را انتخاب نمایید. همچنین در بخش نوع نیز قادر به ثبت سمت کارکنان آن شرکت نیز هستید. در پایین‌ترین بخش تب اطلاعات کلی دفتر تلفن شاهد جدولی با عنوان جزییات هستید که در این جدول اطلاعات مربوط به سطح‌های زیرین یک مخاطب نمایش داده می‌شود.

·         امکان جست‌وجو بر اساس انواع فیلدها و یا جست‌وجو در تمامی فیلدها با استفاده از دکمه فیلتر در دفتر تلفن امکان‌پذیر است.

·         در نرم افزار حسابداری حسابگر از مسیر گزارشات > گزارشات کلی شرکت > دفتر تلفن می‌توانید گزارش‌های مربوط به دفتر تلفن خود را مشاهده نمایید.

·         توجه داشته باشید که در دفتر تلفن با ایجاد مخاطب جدید، حساب متناسب با مخاطب در درختواره حسابداری تعریف نمی‌شود.

سریال کالا در نرم افزار حسابداری

سریال تجمعی

این امکان در نرم افزار حسابداری زمانی مورد استفاده قرار می‌گیرد که بخواهیم یک سری سریال با تعداد بسیار زیاد تولید کنیم. طبیعتا ایجاد کردن تعداد زیاد سریال به صورت تک‌تک، کاری زمانبر می‌باشد. سریال تجمعی به ما این امکان را می‌دهد که بتوان در بازه و تعداد مشخص، به‌سادگی سریال‌های مورد نظر را ایجاد کرد. به عنوان مثال در قسمت سریال تجمعی در قسمت از سریال: ابتدای شماره سریالی که قرار است تولید کنیم را وارد می کنیم؛ سپس سیستم به میزان تعداد محصول خودش این تعداد سریال را تولید می‌کند و در فاکتور فروش از آن استفاده می‌کنیم.

استفاده از سریال کالا در فاکتور فروش نرم افزار حسابداری

پس از ورود ردیف فاکتور دکمه «سریال» را از قسمت پایین فاکتور کلیک کنید. در پنجره بازشده، می‌توانید به صورت دستی یا با استفاده از دستگاه بارکدخوان، سریال‌های مورد نظر را انتخاب کنید. برای مشاهده تمام سریال‌ها و انتخاب از میان آن‌ها از قسمت بالای این پنجره دکمه «ایجاد» را کلیک کنید.

پنجره «ایجاد سریال کالا» باز می‌شود. دکمه «لیست انتخابی سریال» را در برنامه حسابداری کلیک کنید، لیست سریال‌های مربوط به این کالا باز می‌شود که می‌توان با استفاده از کلید «Insert» سریال‌های مورد نظر برای فروش را انتخاب کرد. هنگامی که سریال‌ها را در فاکتور وارد می‌کنید، می‌توانید تاریخ شروع گارانتی و مدت گارانتی را نیز مشخص نمایید. شما می‌توانید از وضعیت سریال‌ها و گارانتی آن‌ها گزارش تهیه نمایید.

برای تغییر وضعیت یک سریال در نرم افزار حسابداری می‌توانید از قسمت اطلاعات اقلام موجودی، لیست سریال‌ها، روی سریال مربوطه دابل کلیک کرده، در پنجره بازشده، وضعیت سریال را تغییر دهید.

گزارش‌های سریال کالا برنامه حسابداری

در منوی گزارشات نرم افزار حسابداری حسابگر، گزینه گزارش‌های وضعیت سریال را انتخاب می کنیم که 3 زیر مجموعه  دارد:

·         وضعیت سریال براساس کالا: در این گزارش در کادر کد کالا یا نام کالا، کد یا نام کالای مدنظر را وارد می‌کنیم؛ سپس درکادر پایین لیست سریال‌های این کالا همراه با وضعیت سریال نمایش داده می‌شود. با کلیک بر روی هر سریال نیز اطلاعات تفصیلی سریال مانند تاریخ شروع و پایان گارانتی و... نمایش داده می‌شود.

·         وضعیت سریال براساس سریال: این گزارش وضعیت یک سریال را همراه با تاریخچه کامل آن به ما نمایش می‌دهد. همچنین با کلیک بر روی هر ردیف از گزارش، فاکتور مربوطه وضعیت سریال، نمایش داده خواهد شد.

·         جستجو سریال تجمعی: با درج سریال تجمعی در کادر روبروی سریال و کلیک جستجو، تاریخچه سریال تجمعی ایجادشده در سیستم به شما نمایش داده خواهد شد.

حذف سریال های منقضی شده

جهت حذف سریال‌های منقضی‌شده دوره مالی قبل در نرم افزار حسابداری باید از منوی پرونده > اصلاح اطلاعات >حذف سریال‌های منقضی‌شده اقدام کرد. در قسمت «روزهای گذشته از انقضا» تعداد روز مورد نظر جهت شناسایی سریال‌های منقضی شده و در قسمت «گارانتی کننده» گارانتی کننده موردنظر را در صورت لزوم وارد کرده و دکمه «جستجو» را کلیک می‌کنیم و با زدن دکمه «حذف همه» سریال‌های منقضی‌شده را حذف می‌کنیم.

سریال و گارانتی کالاها

نرم افزار حسابداری

در نرم افزار حسابداری حسابگر شرکت شایگان سیستم برای کالاهای موجود در کسب و کارتان امکان ثبت شماره سریال وجود دارد که به هر واحد کالا یک شماره اختصاص داده می شود.

 به عنوان مثال برای هر واحد محصول که تولید می‌کنید، یک شماره اختصاصی داشته باشید. این سریال قابل ردیابی بوده و تمام رخدادهایی که برای یک سریال کالا اتفاق می‌افتد در سیستم ثبت می‌شود (تاریخچه). توجه داشته باشید که در نرم افزار حسابداری شما قادر هستید برای هر شماره سریال، گارانتی و مدت زمان گارانتی را تعیین نمایید.

قابل توجه است که هر سریال کالا دارای یکی از وضعیت‌های «حواله شده»، «جاری»، «در کنترل»، «سوخت شده»، «فروش رفته»، «مرجوعی به فروشنده» و «معیوب» است. در ادامه به توضیح مختصری از هر کدام از وضعیت های ذکر شده می پرسید.

وضعیت «جاری»: سریال خریداری شده و آماده فروش است.

وضعیت «حواله شده»: برای کالا حواله انبار صادر شده است.

وضعیت «فروش رفته»: سریال فروخته شده و از انبار خارج شده است.

وضعیت «در کنترل»: مشخص نیست که کالا سالم است یا نه.

وضعیت «معیوب»: کالا دارای اشکال می‌باشد.

وضعیت «سوخت شده»: کالا با آن سریال وجود دارد ولی قابل استفاده نیست.

وضعیت «مرجوعی به فروشنده»: کالا به فروشنده اصلی برگشت شده است.

در صورتی که در نرم افزار حسابداری حسابگر کالایی دارای سریال است، باید ابتدا از اطلاعات پایه > معرفی کالاها > اطلاعات اقلام موجودی، آیتم «سریال دارد» را تیک بزنید.

به منظور تنظیم پارامترهای سریال کالاها نرم افزار حسابداری از مسیر زیر اقدام نمایید:

از منوی شرایط محیطی نرم افزار حسابداری > پارامترهای سریال کالا را انتخاب نمایید.

·         در صورتی که می‌خواهید ورود سریال کالا در فاکتور اجباری باشد، پارامتر شماره ۱ را تیک بزنید.

·         در صورتی که می‌خواهید هنگام فروش کالا کد یا نام کالا پرسیده نشود و مستقیما لیست سریال کالاها باز شود، پارامتر شماره ۲ را تیک بزنید.

·         در صورتی که سریال‌ها دارای مقادیر مختلف می‌باشند، پارامتر شماره ۳ را تیک بزنید.

·         در صورتی که فقط هنگام فروش از سریال کالا استفاده می‌کنید، پارامتر شماره ۴ را تیک بزنید.

·         در صورتی که می‌خواهید پس از چاپ فاکتور، لیست سریال‌ها چاپ شود، پارامتر شماره ۵ را در نرم افزار حسابداری تیک بزنید.

برای ورود سریال‌ها هنگام صدور فاکتور خرید یا رسید انبار از قسمت پایین فاکتور، دکمه «سریال» را کلیک کنید.

پنجره «سریال‌های مربوط به ردیف فاکتور» باز می‌شود. در صورتی که تعداد کالاها کم است یا می‌خواهید سریال‌ها را با استفاده از بارکد وارد نمایید، در همین جدول سریال‌ها را وارد کنید. در صورتی که تعداد سریال‌ها زیاد است و ورود آن‌ها به صورت دستی مشکل است، از بالای این پنجره دکمه «ایجاد» را کلیک کنید.

با فشردن دکمه «ایجاد» پنجره «ایجاد سریال کالا» باز می‌شود.

در این قسمت کافی است سریال شروع را وارد نمایید، سریال انتهایی به صورت اتوماتیک بر اساس مقدار فاکتور تنظیم می‌گردد سپس دکمه ایجاد را کلیک کنید. سریال‌های بین سریال شروع و انتها به صورت اتوماتیک ایجاد خواهند شد.

تسویه مدیریت‌ شده

تسویه مدیریت شده در نرم افزار حسابداری حسابگر شرکت شایگان سیستم به منظور تسهیل در محاسبات تخفیفات بر اساس نوع تسویه مشتری فراهم شده است. برای استفاده از این امکان ابتدا باید برای مشتری « ماکزیمم فاصله تاریخ سررسید چک از روز » در نظر گرفت که در منوی معرفی حساب‌ ها تب اطلاعات جزئی قابل دسترس است.

برای تعیین تخفیف‌ ها به ازای انواع پرداخت از داخل فاکتور دکمه « تسویه » و سپس « معرفی قوانین تسویه مدیریت شده » را کلیک نمایید.

در پنجره ‌ای که باز می‌ شود قوانین مورد نظر خود را وارد نمایید.

توجه فرمایید که 0 روز در این بخش از نرم افزار حسابداری بیانگر تسویه نقدی می ‌باشد. برای مثال می  خواهیم قوانینی تعریف کنیم که اگر مشتری نقدی تسویه کرد 20 درصد و اگر چک یک ‌ماهه پرداخت کرد 12 درصد و اگر چک دوماهه پرداخت کرد 5 درصد تخفیف در نظر بگیریم. برای این کار جدول تخفیفات به صورت زیر می‌باشد.

در نظر داشته باشید که با نرم افزار حسابداری می ‌توانید برای تخفیفات مورد نظر گروه‌بندی انجام دهید. برای این منظور از دکمه اعمال تخفیف و سپس تخفیف چندگانه معرفی گروه تخفیف استفاده نمایید.

برای محاسبه تخفیفات مرتبط با تسویه پس از ثبت مشخصات فاکتور دکمه تسویه زیر فاکتور را کلیک می‌ کنیم و بعد تسویه مدیریت‌ شده را انتخاب می ‌نماییم. در این قسمت با توجه به ماکزیمم فاصله سر رسید چکی که برای هر مشتری انتخاب کردیم قوانینی که قابلیت اعمال برای این مشتری را داشته باشند نمایش داده می ‌شود.

همانطور که مشاهده می ‌کنید شما بر اساس مبالغ پرداختی مشتری و نوع پرداخت ایشان می ‌توانید جدول مربوطه را پر نمایید و سیستم در فیلد مبلغ قابل پرداخت، بر اساس قوانین، محاسبه تخفیفات را انجام داده و مبلغ قابل پرداخت برای مشتری مشخص می ‌شود.

قابل توجه است که این امکان یکی از امکاناتی است که در نرم افزار حسابداری حسابگر نسخه 10 قرار داده شده است و علاوه بر این می توان به انبار مقداری که امکانی برای صدور حواله و رسید انبار مستقل از فاکتورهای خرید و فروش است، سری ساخت، امکان اعمال چند تخفیف در فاکتور، امکان ثبت فعالیت های حساب، امکان اتصال نرم افزار حسابداری به برنامه Caller ID، تاریخ سررسید برای ردیف‌های فاکتور همراه با راس گیری و... اشاره نمود.

انبارگردانی

یکی از امکاناتی که هر نرم افزار حسابداری در اختیار کاربران خود قرار می‌دهد امکان انبارگردانی است که در انتهای دوره برای تعدیل موجودی، انبارگردانی انجام می‌پذیرد. با انجام این عمل، موجودی واقعی انبار و موجودی سیستم با یکدیگر یکسان می‌گردند.

بر اساس استانداردهای حسابداری حداقل هر سال یکبار باید عمل انبارگردانی در کسب وکارها صورت گیرد البته با توجه به خاص بودن هر کسب و کاری این زمان می تواند کمتر هم در نظر گرفته شود.

در نرم افزار حسابداری حسابگر شرکت شایگان سیستم برای انجام انبارگردانی، ابتدا از منوی عملیات روزانه > انبارگردانی پایان دوره > ورود موارد مغایرت را انتخاب کنید.

• در فرم بازشده در نرم افزار حسابداری، دکمه جدید را کلیک کنید.
• کد انبار مورد نظر برای انبارگردانی را انتخاب و دکمه ایجاد فایل مغایرت را کلیک کنید.
• لیست کالاهای معرفی‌شده در سیستم به همراه موجودی کالا در هر انبار نمایش داده می‌شود.
• برای انبارگردانی در نرم افزار حسابداری حسابگر از طریق بارکدخوان می¬توان از «بارکد» در قسمت «فیلتر بر اساس» استفاده کرد.
• مانده فاکتور، مانده موجودی کالا در انبار مورد نظر را نشان می‌دهد.
• در صورتی که بین مقدار شمارش‌شده شما و مانده نمایش داده شده در سیستم مغایرتی وجود دارد، در ستون «شمارش شده» مقدار مورد نظر را وارد کنید.
• اگر تعداد کالاها برای انبارگردانی زیاد است و نیاز به چک کردن مجدد وجود دارد می‌توان پس از بررسی مجدد کالاها تیک «بررسی شده» را جهت نشانه‌گذاری کالاهای بررسی‌شده گذاشت.

 

نرم افزار حسابداری

بر اساس میزان مغایرت بین موجودی واقعی و موجودی ثبت شده در سیستم نرم افزار حسابداری، باید یک فاکتور تعدیل صادر شود. برای این منظور دکمه صدور فاکتور تعدیل را کلیک کنید. با این کار لیست حساب‌های تفصیلی نمایش داده می‌شود. از این لیست باید حساب مربوط به تعدیل موجودی‌ها انتخاب شود. توجه داشته باشید که این حساب را قبلا باید در لیست حساب‌های تفصیلی تعریف کرده باشید.

در نرم افزار حسابداری با صدور فاکتور تعدیل، برای کالاهایی که موجودی واقعی‌شان کمتر از موجودی مانده فاکتور می‌باشد، یک فاکتور تعدیل نقصانی و برای کالاهایی که موجودی واقعی‌شان بیشتر از مانده فاکتور می‌باشد، یک فاکتور تعدیل اضافی صادر می‌شود. این فاکتورها در برنامه نرم افزار حسابداری از مسیر عملیات روزانه > ورود و خروج کالا از انبار > تعدیل نقصانی و تعدیل اضافی قابل دسترسی می‌باشند. قابل توجه است که اگر پارامتر «فقط بررسی شده‌ها» را انتخاب کنیم فقط برای کالاهایی که بررسی شده اند فاکتور تعدیل صادر می‌شود.

می‌توان با استفاده از فیلترهای بالای این قسمت، تنها کالاهای انتخاب شده در انبار انتخاب شده را تغییر داد.

منظور از تعدیل اضافی و نقصانی در نرم افزار حسابداری حسابگر چیست؟

تعدیل  اضافی و نقصانی برای یکسان‌سازی مانده انبار سیستم و انبار فیزیکی (واقعی) استفاده می‌شود.

اگر مانده واقعی انبار (فیزیکی یا شمارش‌شده) بیشتر از موجودی ثبت‌شده در سیستم باشد از تعدیل اضافی و اگر مانده واقعی انبار کمتر از موجودی انبار سیستم باشد از تعدیل نقصانی استفاده می‌شود.

تعدیل اضافی و نقصانی در نرم افزار حسابداری حسابگر شرکت شایگان سیستم از منوی عملیات روزانه > ورود و خروج کالا از انبار قابل دسترسی می‌باشد. لازم به ذکر است در فرم تعدیل اضافی یا نقصانی کاربر می‌تواند مانده ریالی کالا را نیز تصحیح نماید.