چرا نرم افزار حسابداری مفید است؟

بیشتر سازمان‌ها در حال تغییر به یک راه حل حسابداری برای اداره امور مالی خود هستند؛ از این رو در این مقاله به بررسی فواید استفاده از یک راهکار حسابداری پرداخته‌ایم.

چرا نرم افزار حسابداری برای هر کسب و کاری مفید است:

• عملیات حسابداری را خودکار انجام می‌دهد.
• بر جریان پول نقد نظارت می کند
• کلیه امور حسابداری (عملیات ریاضی) را دقیق و با کمترین خطا انجام می‌دهد
• کلیه امور حسابداری به صورت یکپارچه می‌توانید انجام دهید
• هزینه ها را کاهش می دهد
• سرعت کار را بالا می‌برد.
• باعث صرفه جویی در زمان می‌شود. (ثبت کردن اطلاعات کار وقت‌گیری است. سیستم حسابداری این امکان را به شما می‌دهد که اطلاعات مربوط به هر مشتری را فقط یکبار وارد کنید و برای تمامی تراکنشات بعدی از این اطلاعات به صورت خودکار استفاده نمایید.)
• گزارشات متنوع از تمامی مراحل حسابداری را در دسترس قرار می‌دهد: در هر زمان با گزارشات متنوع آن تمامی تراکنشات مربوط به کالاها، حساب‌ها، انبارها و... را با ذکر تاریخ و ساعت در اختیارتان قرار می‌دهد.
• امکان صدور فاکتوها متناسب با قوانین مالیات ممکن است.
• بدون نیاز به ماشین حساب، کلیه امور شمار را با کمترین خطای انسانی محاسبه می‌کند.

برنامه های حسابداری برای مدیریت حسابداری و عملیات دفتری، از جمله ذخیره سازی اطلاعات مالی سازمان شما و انجام معاملات تجاری استفاده می شود. این یک راه حل برای صرفه جویی در زمان است به این شکل که اطلااعات را در خود ذخیره می‌کند و برای دفعات بعدی نیاز به یادداشت دوباره تمام این موارد مانند پر کردن اطلاعات یک مشتری در هر خرید او و سپس پردازش سفارش او و تکمیل فاکتورش نیست.

همانطور که کسب و کار شما رشد می کند، امور مالی و حسابداری شما نیز رشد می‌کند که بدون راهکار حسابداری منسجم ادامه مسیر به آسانی ممکن نیست.

سوالات زیر ممکن است به شما کمک کند تا برای تهیه یک نرم افزار حسابداری تصمیم بگیرید که آیا برای کسب و کار شما مناسب است یا نه.

• آیا مسئولیت امور مالی خود را بر عهده دارید، آیا فاقد مهارت فنی برای مدیریت آن هستید؟
• آیا برای راحتی کار حسابداران خود به دنبال راه حلی هستید؟
• آیا هزینه زیادی از وقت خود را در تعطیلات صرف صدور فاکتورها می‌کنید؟ (این موضوع یک روند خسته‌کننده جهت پیگیری جریان‌های نقدی (پول نقد ورودی و پرداختی) فراهم می‌آورد که می‌تواند مقدار بسیار زیادی از وقت با ارزش شما را هدر دهد.)

اگر به این سوالات پاسخ مثبت دادید، در واقع باید از یک سیستم حسابداری استفاده کنید.

اگر سیستم حسابداری شما نرم افزار حسابداری تحت وب باشد، می توانید به هر کجا که می روید در هر زمانی که نیاز دارید به آن دسترسی داشته باشید. مسائل مربوط به امور مالی بسیار سخت است، بنابراین، بلافاصله حل هر موضوع مهم است. با یک راه حل حسابداری مبتنی بر وب دیگر لازم نیست به دفتر کارتان محدود باشید.

نکاتی که قبل از انتخاب نرم‌ افزار حسابداری باید در نظر داشت

سیستم‌های حسابداری می‌توانند مزایای گسترده ای داشته باشند و مناسب جهت کسب و کارهای متفاوتی طراحی شوند. یک برنامه حسابداری از نظر هزینه باید مقرون به صرفه باشد همچنین باید سبب صرفه‌جویی در زمان گردد. یک کسب و کار کوچک با تنها پنج کارمند ممکن است متوجه شود که با استفاده از برنامه حسابداری می‌تواند در انجام کارهای کاغذی در هر ماه، سه ساعت را ذخیره کند. که البته استفاده از برنامه حسابداری برای هر کسب و کاری می‌تواند زمان کمتر و یا بیشتری را ذخیره نماید.

برنامه حسابداری باید به‌نحوی طراحی شده باشد که حتی حسابداران غیر حرفه‌ای نیز بتوانند از آن به آسانی استفاده نمایند.

تمام مشاغل موظف به حفظ سوابق مالی دقیق کسب و کار خود هستند. با استفاده از یک برنامه حسابداری، تمامی تراکنشات و امور مالی و حسابداری شما در سیستم ذخیره می‌گردد و در هر لحظه امکان گزارش‌گیری از این اطلاعات برای ارگان‌های مختلف قابل دستیابی است. در واقع برنامه حسابداری اجازه می‌دهد تا شما یک پیگیری از درآمد و هزینه‌های خود را به‌صورت یکپارچه در اختیار داشته باشید.

اگر در حال جست و جو برای خرید یک نرم افزار حسابداری حرفه ای مناسب جهت کسب و کار خود هستید، ابتدا تعیین کنید که چه امکاناتی را از برنامه حسابداری می‌خواهید.

به عنوان مثال در ادامه به چند مورد مهم و ضروری برای تمامی کسب و کارها پرداخته‌ایم.

داشبورد: آیا برنامه حسابداری دارای داشبورد است که اطلاعات مالی مهم را از جمله: وضعیت چک‌ها، وضعیت حساب‌ها، کارهای برای انجام، سررسید و... در یک نگاه به شما نشان دهد.

دارای گزارشات مهم و کاربردی

ثبت حساب‌های بانکی و معاملات بانکی

ردیابی تمامی هزینه‌های کسب و کار

تعریف تعداد نامحدود کاربر، شرکت‌های جداگانه، کالا

امکان تسویه فاکتورها

امکان تخفیف ردیف و کل فاکتور

تعریف گارانتی محصولات

امکان معرفی چندین انبار

رسید و حواله انبار

امکان برگشت کالا

سهولت استفاده از نرم‌افزار

امنیت بالای برنامه

و...

قبل از خرید خود این سؤالات را بخش مشاوره و فروش بپرسید:

آیا تمام ویژگی‌های ضروری مد نظر شما را دارد؟

آیا برای استفاده و آموزش کارکنان مجموعه شما باید هزینه زیادی پرداخت کنید؟

آیا می‌توانید نسبت به اضافه نمودن هر کاربر برای استفاده از نرم‌افزار حسابداری اقدام نمایید؟

آیا استفاده از نرم افزار حسابداری قادر به رشد کسب و کار شما (صرفه‌جویی در زمان، کاهش هزینه‌ها و...) است؟

آیا می توانید نرم افزار حسابداری خود را در صورت لزوم ارتقا دهید؟

آیا عملیات انتقال داده‌ها کسب و کار شما به اسانی ممکن است؟

آیا خدمات پس از فروش جهت استفاده بهتر از برنامه حسابداری وجود دارد؟ (مطمئن شوید امکان پشتیبانی بعد از خرید وجود دارد.) و تا چه مدت فروشنده مایل به ارائه خدمات به شما است؟

" نکته مهم این است که یک نرم افزار حسابداری کارا باید با توجه به امکاناتش دارای قیمت مناسبی نیز باشد. "