ویژگی های نرم افزار حسابداری بین فروشنده ها و متناسب با کسب و کارها متفاوت است.
تمام نرم افزارهای حسابداری دارای ویژگی های اساسی هستند. با این حال، پیچیدگی این ماژول ها می تواند به نسبت کار فروشنده ها متفاوت باشد. بعضی از سیستم ها فقط اصول اولیه را ارائه می دهند و برخی دیگر ویژگی هایی را ارائه می دهند که دقیق تر هستند و به شما امکان کنترل بیشتر برای رسیدگی به کارهایتان را می دهد.
هر نرم افزار حسابداری باید قادر به ثبت اطلاعات و پردازش صورتحساب باشد. همه سیستم ها به شما اجازه می دهند تا فاکتورها را چاپ کنید. سیستم شما باید قادر به ثبت اطلاعات پایه مشتری مانند نام، آدرس، شماره حساب باشد.
با نرم افزار حسابداری قادر به پیگیری تمامی امور مربوط به سفارشات خرید و فروش خود هستید.
هر نرم افزار حسابداری بر اساس کیفیت و کمیت گزارش هایی که ارائه میدهد، به طور گسترده ای متفاوت است. برخی از سیستمها طیف گسترده ای از گزینه های گزارش را ارائه می دهند و برخی نرم افزارهای حسابداری فقط گزارش های اساسی را ارائه می دهند.
نرم افزار حسابداری حسابگر شرکت شایگان سیستم علاوه بر ارائه گزارشات متنوع، امکان طراحی گزارش های مورد نیاز کاربران را فراهم می کند، در واقع به شما امکان می دهد تا هر گونه گزارش انتخابی خود را ایجاد کنند.
در بعضی موارد گزارش هایی که از لیست های طولانی اعداد تشکیل شده اند می توانند برای تفسیر دشوار باشند، بنابراین داشتن توانایی ترجمه این داده ها به شکل تصویری، مانند نمودارهای پایه، نمودارهای نوار و سایر نمودارها، می تواند به شما کمک کند.
گزارش هایی که نرم افزار حسابداری در اختیار شما قرار میدهد برای کمک به شما در شناسایی روند کسب و کارتان موثر است در واقع برنامه حسابداری می تواند داده ها را تفسیر، تجزیه و تحلیل کند و به شما کمک می کند تصمیم گیری های مالی کسب و کارتان را بر اساس حقایق داشته باشید.
امروزه نرم افزار حسابداری می تواند فرایندهای فراتر از حوزه مدیریت مالی را اداره کند و یک پلت فرم واحد برای کنترل تقریبا تمام جنبه های کسب و کار شما را فراهم می کند. کسانی که دارای کسب و کارهایی هستند که اغلب کالا را از طریق پیک ارسال می کنند، نرم افزار حسابداری می تواند فرآیندهای حمل و نقل را نیز اداره کند.
آیا حقوق و دستمزد کارکنان با توجه به ساعت هایی که کار می کنند پرداخت می شود؟ برای حل این مشکل استفاده از یک سیستم که بتواند با دقت میزان حقوق و دستمزد کارکنان را محاسبه کند، ضروری است. مشکلات نداشتن نرم افزار حقوق دستمزد زمانی بوجود می آید که شما تعداد بسیاری از کارگران را داشته باشید که به صورت تمام وقت و نیمه وقت کار می کنند که حقوق آنها ممکن است به صورت ماهیانه، هفتگی یا هر دو هفته پرداخت شوند. بنابراین در هرکسب و کاری علاوه بر استفاده از نرم افزار حسابداری، استفاده از نرم افزار حقوق دستمزد نیز ضروری است.
نرم افزار حسابداری حسابگر (Cyber Account) این امکان را به شما میدهد که نحوه صدور سندهای اتوماتیک مربوط به فاکتورها را خودتان مشخص کنید. به این معنا که تعیین کنید که هنگام صدور سند برای فاکتورها چه حسابهایی بدهکار و بستانکار شوند. این قسمت را با یک مثال بررسی میکنیم، به عنوان مثال شما در فاکتورها نماینده فروش دارید و میخواهید همزمان با صدور فاکتور در نرم افزار حسابداری، حساب نماینده فروش هم به اندازه مبلغ کمیسیون نماینده بستانکار شود. در این صورت باید برای فاکتورهای فروش، عطف تعریف کنید.
از منوی اطلاعات پایه نرم افزار حسابداری > تعریف عطفهای صدور سند را کلیک کنید. پنجره زیر باز میشود.
دکمه جدید را انتخاب کنید.
شرح عطف مورد نظر خود را وارد کنید که برای این مثال عطف نماینده فروش بنویسید.
در ردیف اول در خانه مربوط به نوع حساب کلید Space را بزنید و از لیست باز شده گزینه «مشتری» را انتخاب کنید.
در قسمت بد/بس، «بد» را انتخاب کنید.
در قسمت «نوع مبلغ» از لیست باز شده در نرم افزار حسابداری «مبلغ کل فاکتور» را انتخاب کنید.
به سطر بعدی بروید.
در قسمت ش حساب، حساب اقلام موجودی را انتخاب کنید. در این پنجره از نرم افزار حسابداری به طور پیشفرض جستجو بر اساس کد حساب انجام میشود که با ترکیب کلیدهای Ctrl+q لیست موجود بر اساس نام مرتب میشود.
در قسمت «بد/بس»، «بس» را انتخاب کنید و در قسمت نوع مبلغ جمع میانگین هر ردیف از فاکتور را انتخاب نمایید.
به ردیف بعدی بروید. در این ردیف در قسمت ش حساب، حساب «سود و زیان حاصل از فروش» را انتخاب کنید و در قسمت بد/بس، «بس» را انتخاب کنید. در قسمت «نوع مبلغ» سود و زیان کل فاکتور را انتخاب کنید.
در ردیف بعدی در قسمت «نوع حساب»، نماینده ۱ فاکتور را انتخاب کنید و در قسمت بد/بس، «بس» را انتخاب کنید. در قسمت نوع مبلغ، مبلغ کل نماینده ۱ را انتخاب کنید.
در ردیف بعدی در قسمت ش حساب، حساب مربوط به «هزینه پورسانت نماینده فروش» را انتخاب نموده و در قسمت بد/بس، «بد» را انتخاب کنید و نوع مبلغ را مبلغ کل نماینده ۱ انتخاب کنید.
اگر برای فاکتور هزینه دارید، در ردیف بعدی در قسمت نوع حساب، حساب هزینه ۱ را انتخاب نموده و در قسمت بد/بس، «بد» را انتخاب کنید و در قسمت نوع مبلغ، مبلغ هزینه ۱ را انتخاب کنید.
همین کار را برای هزینه ۲ و ۳ و... فاکتور انجام دهید.
اگر در فاکتور تخفیف دارید، در نرم افزار حسابداری در قسمت ش حساب، حساب «برگشت از فروش و تخفیفات» را انتخاب کنید و در قسمت بد/بس، «بد» را انتخاب کنید و نوع مبلغ را «جمع تخفیفها» انتخاب کنید.
دکمه ذخیره را کلیک کنید.
از منوی اطلاعات پایه > تعریف پیشفرضها > عطفهای صدور سند در جعبه متن روبروی پیشفرض عطف فاکتور فروش، عطفی را که در مراحل فوق تعریف کردهاید انتخاب کنید.
برای ردیفهای عطف در نرم افزار حسابداری میتوانید فیلترهای خاصی (مانند انبار، کالا، مشتری و ...) انتخاب نمایید.
دفتر سررسید و سازماندهی اقدامات، برای هشدار وضعیت چکها و اقدامات از پیش تنظیمشده در نرم افزار حسابداری به کار میرود.
از منوی اطلاعات پایه > دفتر سررسید و سازماندهی اقدامات را انتخاب نمایید یا از ترکیب کلیدهای Ctrl+T در نرم افزار حسابداری استفاده کنید.
دکمه تنظیمات را کلیک کنید.
در پنجره بازشده برگه دفتر سررسید را کلیک کنید.
در این پنجره نرم افزار حسابداری میتوانید تعداد روزهای هشدار قبل از تاریخ سررسید چک را معین نمایید.
در این قسمت میتوانید تنظیم کنید که چند روز قبل برای چکها هشدار داده شود.
به همین ترتیب میتوانید سایر اقدامات خود را از قبیل جلسه، تماس تلفنی و ... تنظیم کنید.
از پنجره تعریف پارامترهای دفتر سررسید/سازماندهی اقدامات، روی برگه سازماندهی اقدامات کلیک کنید.
در ستون نام اقدام، نام اقدام مورد نظر خود را در نرم افزار حسابداری وارد کنید.
در ستون تعداد روز، تعیین میکنید که چند روز قبل برای این اقدام هشدار داده شود.
دکمه تایید را کلیک کنید.
از پنجره سازماندهی اقدامات، دکمه «برای انجام» را کلیک کنید.
از نوار ابزار بالای فرم، دکمه جدید را کلیک کنید.
از قسمت نوع اقدام، نوع اقدامی را که در قسمت قبل معرفی کردهاید، انتخاب کنید.
تاریخ اقدام و تاریخ سررسید را مشخص کنید.
در قسمت شرح اقدام نرم افزار حسابداری، اقدام مورد نظر را بنویسید. هنگامی که اقدام مورد نظر را انجام دادید، از قسمت اقدامات جاری در سازماندهی اقدامات، اقدام مورد نظر را انتخاب کرده و آیتم مربوط به اقدام انجامشده را تیک بزنید.
برای این که هشدارها در ابتدای ورود به برنامه نمایش داده شوند، از قسمت شرایط محیطی > پارامترهای هشدار > پارامتر فرم سازماندهی اقدامات در ابتدای کار با برنامه نمایش داده شود را تیک بزنید.
تعریف نوار ابزار در نرم افزار حسابداری (Toolbar)
برای راحتی و سرعت بیشتر استفاده از نرم افزار حسابداری ، شما میتوانید یک نوار ابزار تعریف کنید و عملیات پرکاربرد خود را در این نوار ابزار قرار دهید. برای این کار از منوی شرایط محیطی > تعریف نوار ابزار را کلیک کنید. در قسمت «گروهها» باید یک گروه برای گزارشها مشخص کنید. برای ایجاد یک گروه جدید در گروهها باید ابتدا نام گروه را وارد نموده و سپس با کلیدهای جهتنما یک ردیف پایین روید تا شماره ردیف برای آن ایجاد گردد. به عنوان مثال عملیات انبار یا گزارشهای روزانه. حال از نمودار درختی، آیتمهای مربوطه را به سمت پایین بکشید و در نوع گروه مربوطه قرار دهید. همچنین میتوانید با کلیدهای بالا و پایین، چینش نوار ابزار را مشخص نمایید و با کلید حذف نیز ردیفهای دلخواه را پاک کنید.
برای نمایش نوار ابزار، از منوی شرایط محیطی نرم افزار حسابداری ، گزینه نمایش نوار ابزار را تیک بزنید. اگر این گزینه تیک نداشته باشد نمایش داده نمیشود.
به منظور تعریف پیش فرض های نرم افزار حسابداری حسابگر از مسیر منوی اطلاعات پایه > تعریف پیشفرض ها را انتخاب کنید. اگر در هنگام ایجاد شرکت در نرم افزار حسابداری، پارامتر « چارت نمونه حسابها تعریف شود » را تیک زده باشید، در این قسمت حسابهای مرتبط از پیش تعریف شدهاند؛ مثلا در قسمت پرداختها، حساب مرتبط با نقدی، صندوق در نظر گرفته شده است. به همین ترتیب برای چکهای دریافتی حساب اسناد دریافتنی معرفی شده است. نکتهای که بسیار حائز اهمیت است این است که ستون مقابل این حسابهای مرتبط باید با اسامی حسابهای مناسب پر شود و حتما برای این پیشفرضها حسابهای مرتبط تعریف شده باشد. علت اهمیت موضوع آن است که اسناد اتوماتیک مربوط به فاکتورها، چکها و ... از روی این حسابها صادر میشوند و اگر این حسابها نادرست تعریف شوند و یا تعریف نشوند، ممکن است حسابها، مانده نادرست پیدا کنند.
توجه داشته باشید که در نرم افزار حسابداری سندهای اتوماتیک مربوط به ورود و خروج کالا از جمله فاکتورها و رسید و حوالهها، میتوانند بر اساس پیشفرضها، انبارها و یا کالاها صادر شوند. اگر اولویت ارتباط اتوماتیک حسابداری و انبارداری بر اساس پیشفرضها باشد، در صدور سند اتوماتیک مربوط به فاکتورها از حسابهایی استفاده میشود که در قسمت اطلاعات پایه > تعریف پیشفرضها معرفی شدهاند. در صورتی که اولویت ارتباط حسابداری و انبارداری بر اساس انبار باشد، سندهای اتوماتیک مربوط به فاکتورها از روی حسابهای مرتبط مربوط به انبارها صادر میشوند که در هنگام معرفی انبارها در نرم افزار حسابداری، قابل مشاهده و تغییر میباشند. اگر اولویت ارتباط حسابداری و انبارداری بر اساس کالا باشد، برای صدور اسناد مربوط به فاکتورها از حسابهای مرتبط کالا که در برگه حسابهای مرتبط از معرفی کالاها که از منوی اطلاعات پایه > معرفی کالاها > اطلاعات اقلام موجودی > حسابهای مرتبط، قابل دسترسی و تغییر است، استفاده میشود.
تعریف انواع پرداخت در نرم افزار حسابداری:
در قسمت تعریف انواع پرداخت چندین نوع پرداخت قابل تعریف است. اگر این آیتمها را پر کنید و حسابهای مرتبط را از جعبه متن مقابل آنها مشخص کنید، هنگامی که در برگ پرداخت و دریافت، پنجره مربوط به نوع دریافت و پرداخت و در اسناد حسابداری، پنجره نوع باز میشود، این آیتمها هم نمایش داده میشود و در سند حسابداری مربوطه در نرم افزار حسابداری نیز، حسابهای مرتبط آن آیتم اعمال میشوند.
اختصاص انواع پرداخت به کاربران:
با نرم افزار حسابداری حسابگر شرکت شایگان سیستم میتوان برای کاربران دسترسی به پرداختهای تعریفشده را مدیریت کرد. برای این کار پس از انتخاب کاربر و نوع پرداخت، پرداختهای تعریفشده در سیستم لیست می شود و با انتخاب یا عدم انتخاب گزینه «قابل دیدن» میتوان دسترسی به انواع پرداخت را مدیریت کرد.
در نرم افزار حسابداری حسابگر شرکت شایگان سیستم در هنگام ایجاد حساب بعد از وارد کردن اطلاعات جزئی حساب مانند تماس، موبایل، آدرس و... بعد از انتخاب دکمه ذخیره از شما پرسیده میشود که «آیا میخواهید به دفتر تلفن اضافه شود؟» در صورت انتخاب بله اطلاعات وارد شده برای حساب به عنوان یک مخاطب در دفتر تلفن نیز ذخیره میشود و شماره حساب در محل کد در دفتر تلفن قرار میگیرد. در پایینترین قسمت اطلاعات جزئی نرم افزار حسابداری مربوط به معرفی حسابها دکمهای با نام دفتر تلفن وجود دارد و با انتخاب آن در صورت وجود مخاطب برای حساب در دفتر تلفن، اطلاعات مخاطب حساب نمایش داده میشود. بعد از ثبت در دفتر تلفن با هر تغییری در اطلاعات جزئی (اطلاعات مشترک با دفتر تلفن) حسابها، اطلاعات موجود در دفتر تلفن هم تغییر خواهد کرد.
با استفاده از امکان دفتر تلفن نرم افزار حسابداری حسابگر میتوانید اطلاعات مخاطبانتان را مشاهده نمایید. همچنین در دفتر تلفن امکان جست و جو وجود دارد.
دفتر تلفن از مسیر اطلاعات پایه > دفترچه راهنمای تلفن یا با استفاده از کلید ترکیبی Ctrl + N قابل دستیابی است.
توجه داشته باشید که در دفتر تلفن امکان ایجاد مخاطب جدید بدون حساب نیز ممکن است. برای ایجاد یک مخاطب جدید روی دکمه جدید کلیک کنید و در تب اطلاعات کلی اطلاعاتی مانند نام خانوادگی، نام، مجموعه اصلی، عنوان، نوع تلفن، تلفن، موبایل، فکس، کد، تلکس، وبسایت، آدرس، ایمیل، شماره حساب، تاریخ تولد، توضیحات و... را وارد نمایید و در نهایت روی دکمه ذخیره کلیک کنید. در این بخش فیلد نوع برای دستهبندی اشخاص و یا توضیح مختصری درباره آنها قابل استفاده است.
امکان ویژه دفتر تلفن در نرم افزار حسابداری حسابگر نسخه 10:
امکان ویژه اضافه شده به دفتر تلفن در نرم افزار حسابداری نسخه 10 امکان تعریف مخاطب به صورت چند سطحی است. ثبت اطلاعات مخاطبها به صورت چند سطحی برای تعریف مخاطبهایی که زیر مجموعه یک واحد میباشند، قابل استفاده است. ابتدا اطلاعات مربوط به مجموعه اصلی برای مثال یک شرکت را وارد کنید و دکمه ذخیره را انتخاب نمایید. سپس اطلاعات مربوط به زیر مجموعههای مجموعه اصلی به عنوان مثال کارکنان شرکت را وارد نمایید و در بخش مجموعه اصلی، برای هر کدام از زیرمجموعهها، مخاطب مجموعه اصلی خود را انتخاب نمایید. همچنین در بخش نوع نیز قادر به ثبت سمت کارکنان آن شرکت نیز هستید. در پایینترین بخش تب اطلاعات کلی دفتر تلفن شاهد جدولی با عنوان جزییات هستید که در این جدول اطلاعات مربوط به سطحهای زیرین یک مخاطب نمایش داده میشود.
· امکان جستوجو بر اساس انواع فیلدها و یا جستوجو در تمامی فیلدها با استفاده از دکمه فیلتر در دفتر تلفن امکانپذیر است.
· در نرم افزار حسابداری حسابگر از مسیر گزارشات > گزارشات کلی شرکت > دفتر تلفن میتوانید گزارشهای مربوط به دفتر تلفن خود را مشاهده نمایید.
· توجه داشته باشید که در دفتر تلفن با ایجاد مخاطب جدید، حساب متناسب با مخاطب در درختواره حسابداری تعریف نمیشود.